日本以外でも使える「仕事を早く進めるコツ」

投稿日: 2022-03-31 更新日: 2023-03-03 投稿者: ASH

明日は4月1日！！

デンマークでは特に何もなく、ただ月がMarchからAprilに変わるだけなので、ありふれた月初めでですが、日本では新年度のスタート。

入社式や年度初めの挨拶などもあり、なんとなく心機一転、フレッシュスタートっ！という雰囲気がありますよね🌸

さて、昨年の3月31日に投稿したnoteを読み返してみたら、新社会人の皆さんに向けて「ざっそう」という仕事のコツを紹介していました。

そこで、今日は仕事で少し役に立つかもしれない「仕事を早く進めるコツ」を紹介しようと思います。

それも、メールやチャットの最後のセンテンスの書き方をちょっと変えるだけで仕事のスピードが上がっちゃうという簡単なテクニックです。

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会社の仕事では、お客さんに見積もりを出す前、打ち合わせ参加者に議事録を出す前、業者に発注をかける前など、アクションを起こす前に上司のOKをもらわないといけことが多々あります。

その際、上司への確認依頼メールやチャットで👇のような文面。

内容の事前確認をお願いいたします。

もしくは↓のような文面も見かけます。

内容をご確認いただき次第、先方に送付いたします。

当たり障りのない定型的な文面なのですが・・・

実はこの書き方は仕事を遅くしてしまうNG文面。

なぜかと言うと、上司に対して事前確認するように依頼しているので、上司からの返信がこないと先に進めなくなっちゃうからです。

上司がメールに気がつかなかったり、忙しくてバタバタしていると、いつまでもOKが返ってこないことも。上司ならまだ声がけできるかもしれませんが、他部門や社外の人に何か確認してほしい場合、催促するのはちょっと億劫になっちゃうことも・・・💦

つまり、仕事を先に進めたくても、自ら停止ボタンを押してしまっているような状態なのです。

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そこでオススメしたいのは、👇のような「自動承認付き確認依頼」という書き方。

特に不備がなければ、明日午後に先方へ送付いたしますので、何かお気づきの点がありましたら明日お昼頃までにご連絡ださい。

この文面、言い換えると「何も返信しなかったらOKしてくれたと見做して、先方に送っちゃうからね」ということ。

返事があれば対応すれば良いし、返事がなければOKだったということで次のアクションを実行できちゃうので、ムダな待ち時間が発生しません。

ほんのちょっとの差なのですが、ほんのちょっと早く次のアクションを実行していると、いつの間にか「あの人は仕事が早い」という評価がついてくるようになってくるのが企業組織の不思議なところ。

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ちなみに、スピード経営で有名な会社では、「〇〇時間以内に返信しなかったら承認されたこととする」というルールを設けている先進的な組織もあるそうです。

例えばですが、グロービスの「24時間返信ルール」。まさに「24時間を過ぎても返信がなければ、送信者は相手がメールの内容に同意したとみなして構わない」というもので、組織全体の意思決定をスピーディにしているそうです。

残念ながらグロービスのようなルールを設けていない会社の方が多いのですが、文面を工夫すれば個人レベルでも実践可能です。

ちなみにこのコツは、日本で勤めていた会社の先輩上司に教えてもらったもの。ですが、ここデンマークの仕事でも活用できちゃうテクニック（僕はクライアントとのやり取りを早くするために使っています）

メールの一文をちょっと変えるだけで仕事のテンポが早くなるので、ぜひ試してみてください♪

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